Vybuduj si rešpekt e-mailom
Počkať!
Email alebo e-mail? Píšem mail či mejl? Otváram prílohu v emaile alebo v emaili?
Všetky tvary sú správne.
A závisia od osobnej preferencie. Tá moja je e-mail.
Pretože email bez spojovníka znamená aj „vrchnú lesklú náterovú farbu“ alebo „zubnú sklovinu„. Tak ja len, aby nedošlo k nedorozumeniu v prípade, že si vymieňam poštu s fanatikom do stomatológie.
A teraz k veci:
Ak sa uchádzaš o novú prácu, žiadaš o víza alebo reklamuješ darček od svokry, e-maily sú tvoja vizitka.
Ako správne písať e-maily?
Tu je 8 trefných zásad.
Šikovnú infografiku nájdeš tu. ⬅️ ⬅️ ⬅️
Čo je vo veci?
E-mail začína výstižným a stručným predmetom. Nemá zavádzať ani obsahovať dvojzmyselné či nejasné, nedajbože, poetické formulácie. Príjemca musí mať do sekundy jasnú predstavu o tom, čo sa skrýva vo vnútri.
Napr.
Reklamácia vysávača
Žiadosť o zrušenie bankového účtu
Faktúra za december 2023
2. Patrí sa pozdraviť
Koľkokrát ti to mama v detstve opakovala? V e-mailoch platí to isté. Ak poznáš príjemcu, za pozdravom nasleduje aj oslovenie.
Za pozdravom aj oslovením píšeme čiarku!
3. Rovno k pointe
Nenaťahuj to. Vyhýbaj sa klišé frázam typu: „Dúfam, že sa Vám darí.” Pôsobí to silene a neprirodzene.
Ak súčasnému e-mailu predchádzala iná komunikácia, poslali ti dokument, či poskytli dôležitú informáciu, nezabudni sa aj poďakovať.
… ďakujem za vyplnený formulár.
… ďakujem za kalkuláciu služby.
… ďakujem za potvrdenie objednávky.
… proste ďakujem!
Prvá veta začína malým písmenom. Prečo? Lebo je pokračovaním pozdravu a oslovenia.
Dobrý deň, pán Slovák, ďakujem za poskytnutie potvrdenia o platbe.
Pred prvou vetou však v e-mailoch pre lepšiu prehľadnosť a oddych pre oči vynechávame riadok a v praxi to vyzerá takto:
4. Prehľadnosť nadovšetko
Píš krátke a jednoduché vety. Drž sa hlavnej myšlienky. Používaj zoznamy s odrážkami. Zvýrazni kľúčové informácie. Vynechávaj riadky a člen text do odsekov. Nech to plynie prirodzene a nikto sa v tom nestráca. Ak očakávaš spätnú väzbu alebo potvrdenie či žiadaš o odoslanie dokumentu, napíš to po lopate.
5. Cti si všetkých
(nielen otca a matku svoju)
Podľa Pravidiel slovenského pravopisu sa v písomnom styku tvary zámen Ty, Vy, Tvoj, Váš píšu na znak úcty veľkým začiatočným písmenom. Bez ohľadu na to, či tykáme alebo vykáme. Takže veríme PSP.
Zámeny ty, tvoj, vy, váš sa v bársjakých návodoch, pokynoch, reklamných textoch a iných marketingových materiáloch píšu už malým začiatočným písmenom.
6. Keď už vykáš, tak poriadne
Len pre istotu: keď vykáme, sloveso dávame vždy do množného čísla.
7. Koniec dobrý, všetko dobré
E-mail ukonči zdvorilou vetou na záver. Či už vopred poďakuješ, budeš sa tešiť na budúcu spoluprácu alebo len zaželáš pekný zvyšok týždňa, za vetou daj klasicky bodku.
Za ošumelou formulkou „S pozdravom“ sa nedáva ani čiarka, ani bodka.
Profesionálny dojem dotvára aj podpis. Prácu ti ušetrí pekná šablóna (napr. táto cez Hubstpot Academy), ktorú len hodíš do nastavení automatického podpisu na Gmaili, Outlooku či Apple Maili. Navyše príjemcovi v mihnutí oka napovie, kto si a ako ťa má kontaktovať.
8. E-mail nie je SMS-ka
Nemusíš míňať kredit za mäkčene a dĺžne, tak sa ich neboj používať. E-mail bez diakritiky pôsobí odfláknuto, neseriózne a budí podozrenie. Navyše sa aj zle číta.
